어떻게 훌륭한 호스트가 될 수 있을까?
방법 1: 올바른 기술 습득
1, 일류 조직 능력 보유. 안내원은 회사의 얼굴을 대표하는 사람들이다. 고객과 가장 먼저 거래하는 사람이고, 회사 동료들이 정보와 일정을 묻는 사람들이다. 전화 응답, 방문객 접대 외에도 고객과 자주 거래하고, 활동을 조직하고, 회의 일정을 잡는 등 이러한 모든 임무를 호스트들은 동시에 여러 가지 일을 처리해야 한다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 전화명언) 만약 한 사람이 동시에 여러 일을 인수해서 질서 정연하게 처리할 수 없다면, 그는 장기적으로 호스트라는 일을 감당할 수 없을 것이다. 조직 기능을 유지하는 가장 좋은 방법은 자신에게 가장 적합한 파일 시스템을 만드는 것입니다. 어떤 서류와 정보가 당신의 상사, 동료 또는 고객이 필요로 할 수 있는지 아는 것이 중요합니다. 이 모든 정보를 다른 폴더 (컴퓨터 바탕 화면 또는 하드 드라이브에 복사) 에 보관하십시오. 당신에게 가장 적합한 방식으로 파일 시스템을 구성하세요. 네온사인 같은 전자 메모지가 필요하시면 그렇게 하세요. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) < P > 조직력도 자기동기 부여를 의미한다. 일을 어떻게 하는지, 혹은 일을 기록하는 사람은 아무도 필요 없다. (알버트 아인슈타인, 자신감명언) 만약 당신이 조직력을 가지고 있다면, 당신은 매일 어떤 임무를 완수해야 하는지, 어떤 임무가 우선 순위인지 알 수 있을 것이다. (존 F. 케네디, 일명언)
다양한 전화번호에 손이 잘 간다 (많을수록 좋다). 동료, 고용주, 계약자, 공급자, 긴급 연락 전화 번호 등 어느 시점에서 필요할 것입니다. 전화 번호를 명함이나 적절한 컴퓨터 프로그램에 질서 있게 저장하다.
2, 자본으로 기술 지식이 있습니다. 안내원이 먼저 파악해야 할 기술은 전화-모든 전화 버튼과 부속 분선에 관한 것이다. 컴퓨터 기술도 필수적이다. 대부분의 호스트들은 이메일 사용 방법과 문자 정보 처리에 능숙해야 한다. 스프레드시트를 만드는 방법이나 산업별 소프트웨어를 사용하는 방법을 배우면 도움이 될 것입니다. 복사기, 스캐너, 프린터가 책상 근처에 있다면, 자주 사용할 가능성이 가장 높은 사람 (그리고 동료가 사용할 때 문제가 발생하면 문제 해결을 도와야 함) 이라는 점을 기억하십시오. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) 사무실에서 사용하는 기계의 유형을 알게 되면, 바로 그 주요 기능과 일반적인 문제를 해결하는 방법을 알아보세요.
3, 신뢰할 수 있어야 합니다. 안내원은 수시로 책상에서 일하는 사람으로 여겨져야 한다. 아무도 전화를 받지 않거나 줄을 서 있는 손님들이 많다면 좋은 회사가 아니라는 것을 알 수 있다. 신뢰할 수 있는 것이 당신의 첫 번째 요소가 되게 하라. 만약 당신의 상사가 당신이 믿을 만하고 언제든지 근무 상태에 있다는 것을 안다면, 당신은 회사에서 없어서는 안 될 사람이 될 것이다. (존 F. 케네디, 일명언) ]
4, 좋은 청취 기술을 갖추고 있습니다. 안내원으로서의 대부분은 청취자가 되는 것이다. 전화 중 한 고객이 묻는 질문이든, 당신에게 전달해야 할 다양한 메시지이다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 안내원, 안내원, 안내원, 안내원, 안내원, 안내원, 안내원) 잘 듣는 법을 배우면 더 효율적이 될 수 있습니다. 이 사람이 묻는 질문을 처음 이해할 수 있을 때, 그 문제를 더 빨리 해결하고 고객과 필요한 인력 간의 관계를 더욱 신속하게 구축할 수 있습니다.
5, 언제든지 메모해 주세요. 사장이 너에게 무언가를 하라고 하면 구체적인 세부 사항을 기록해라. 고객이 전화하면 정보 (이름, 연락처, 원하는 것 등) 를 적어야 합니다. 필기는 질서 정연하게 유지하는 좋은 방법이며, 동시에 직장에서 해야 할 모든 작은 일을 일깨워 줄 수 있다. 너의 노트를 모두 메모장에 써서 언제든지 휴대해라. 그들이 얼마나 유용한지, 특히 5 시간 전에 전화한 사람이 무엇을 필요로 하는지 기억하려고 할 때 놀라울 것이다. (존 F. 케네디, 공부명언) 정보의 세부 사항을 기록하고 당신이 쓴 것을 다시 한 번 확인하세요. 가장 중요한 것은, 정보를 기록할 때, 당신이 끊기 전에 들은 메세지와 연락처 자료를 다시 한 번 반복하여, 당신이 다른 사람에게 전달할 정보가 정확한지 확인하도록 하는 것이다. (존 F. 케네디, 메시지명언)
6, 정중하게 전화를 받고 표준 인사말을 사용합니다. "안녕하세요, 저희 회사에 전화해 주셔서 감사합니다. 제 이름은 _ _ _, 제가 당신을 위해 봉사해야 할 것이 있습니까?" " 전화벨이 울리는 첫 번째 또는 두 번째 소리에 이어 1 분 이상 방치하는 것은 적절하지 않다. (전화 대기 시간이 생각보다 길어질 수 있기 때문이다.) 발신자가 찾고자 하는 사람의 이름을 자세히 듣다. 필요한 경우, 휴대 전화가 종종 소리 왜곡을 일으킬 수 있기 때문에 반복하도록 요청하십시오. 발신자가 찾고자 하는 사람의 이름을 직접 적어 주세요. < P > 정중하게 전화를 연결해 표준 예의용어를 사용하세요. "왕선생 잠시만 기다려 주세요." " 아니면, 만약 이 사람이 통화 중이라면, "죄송합니다, 왕선생이 통화 중입니다." 라고 말하세요. 잠시 기다리거나 그의 음성 메일에 메시지를 남길 수 있습니까? "" 정중하게 그들에게 감사하고 그에 따라 전화 이체를 진행하다.
7, 다른 방문객을 접대하는 것과 같은 전문정신과 예의로 택배원을 맞이합니다. 인도물에 서명하라는 요청을 받을 수 있습니다. 너의 서명이 분명하고 분별할 수 있는지 확인하라. 배달원은 소포가 놓여 있는 곳을 알아야 할 수도 있습니다. 관련 문제의 직원에게 연락했는지 확인하십시오.
8, 예의 바르고 효율적으로 당신 회사를 방문하는 고객을 접대합니다. 방문객들이 그들이 누구인지, 그들이 누구를 찾아왔는지 설명하고 나서, 그 사람에게 연락해서 누군가가 그를 기다리고 있다는 것을 알려 주었다. 표준적인 예의용어는 "왕선생, XYZ 사의 이선생이 왔습니다. 그와 당신과 2 시 예약이 있습니다." 입니다. " 방문자의 성이나 이름, 그리고 그들이 속한 조직의 이름을 설명해야 한다. 그들에게 왕선생과의 예약이 있는지 물어보는 것이 중요하다. 왕선생은 방문객을 만날 곳과 얼마나 기다려야 하는지 알려 줄 것이다. 그런 다음 고객에게 "왕씨가 곧 당신을 만나러 올 것입니다." 라고 말할 수 있습니다. 또는 "왕선생은 곧 회의를 끝내고 5 분 안에 뵙겠습니다. 먼저 앉으셔도 됩니다. 감사합니다." "
방법 2: 자신을 더 잘 보여주고
1, 긍정적인 태도를 가지고 있다. 앞서 언급했듯이 호스트는 회사의 얼굴이다. 그들은 고객과 가장 먼저 거래하는 사람들이며, 현장에서 회사에 올 수 없는 고객들을 위해 질문에 답해야 하는 사람들이다. 아무도 고약한 얼굴과 나쁜 성질을 마주하고 싶어하지 않는다. 시종 웃음과 명랑하고 낙관적인 개성을 유지하는 것이 최우선 과제다. 인내심을 가지고 도전적인 고객에 대해, 설령 그들이 당신의 마지막 인내 신경을 건드렸을지라도. (조지 버나드 쇼, 인내명언) 도전적인 고객을 만나더라도, 당신이 강력하고 행복한 사람이라는 것을 스스로 일깨워 주십시오. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 도전명언) 그들의 행동은 어쩔 수 없는 행동이라고 스스로에게 말해라. 네가 최선을 다해 그들을 받아들이면 너는 과실이 되지 않을 것이다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언) 감정이 통제력을 잃는 것보다는 성질이 나쁘고 인색해 보이는 사람처럼 보이는 것이 명확한 머리를 유지하는 것이 더 옳은 방법이다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언)
2, 언제든지 인사 준비해. 우호적인 방식으로 너의 고객을 맞이하는 것은 항상 매우 중요하다. 그들이 오기 전에 하는 일을 계속 할 수 있다 해도, 그들에게 인사를 하는 것도 매우 필요하다. 이는 당신이 그들을 무시하고 즉시 도움을 줄 것이기 때문이다. (존 F. 케네디, 일명언) 이런 인사말을 사용하세요. "안녕하세요! 환영 합니다 (회사 이름) "또는" 좋은 아침! 먼저 좀 앉으세요, 금방 올게요! "
3, 점잖고 예의 바르다. 타인을 존중하다. 네가 접대하는 모든 사람을 그날 사무실로 들어가는 가장 중요한 사람으로 여기다. 이것은 당신의 직업의 본분입니다. 아무도 당신이 오늘 오전에 어떤 교통 체증을 겪었는지 신경쓰지 않습니다. 당신은 자신의 최신 브랜드 가방을 망가뜨렸거나, 당신이 가장 좋아하는 CD 를 잃어버렸습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) 사적인 일을 집에 남겨 두다. (당신이 그들의 소식이나 그들의 표현 방식을 존중하지 않더라도, 숨기세요. ) 전반적으로, 다른 사람이 긴장을 풀고 기꺼이 당신과 이야기할 수 있도록 해야 한다.
4, 몸단장, 인상 깊음, 당신이 당신의 회사를 대표하고 있으니, 당신은 이 때문에 자신을 치장해야 합니다. 돈을 써서 비지니스 캐주얼 옷을 좀 사다. 또한 특정 업종 (예: 옷가게) 의 호스트라면, 자신의 회사 의류를 사서 옷차림으로 삼는 것을 고려해 볼 수 있다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 옷가게명언) 당신이 일하는 곳이 패션, 트렌드, 혹은 최전방을 걷는 것이 아니라면 보수적인 스타일을 선호한다. (조지 버나드 쇼, 일명언) 귀사에 특정 복장이 있는지 확인해 주세요. 캐주얼웨어를 입으면 보너스를 받을 수 있다. 기억하십시오, 당신은 너무 캐주얼하게 차려 입어서는 안됩니다 (맨투맨은 직장에서 금지되어 있습니다). < P > 작은 힌트는 개인 사무와 업무를 분리한다. 휴대폰과 이메일을 포함한다. IT 부서는 컴퓨터 화면을 활성 상태로 유지할 수 있습니다. < P > 누가 너에게 월급을 주는지 알고 있으니 언제든지 그들을 존중해야 한다. < P > 매니저를 진지하게 대하고 여가 시간에 더 많은 임무를 완수할 수 있는지 알아보세요. < P > 복제본에 정보를 기록하고 이 정보를 필요로 하는 사람에게 복제해 주세요. 또는 일기를 사용하면 특히 이름이나 번호를 회상할 때 쉽게 다시 볼 수 있습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일기명언) < P > 보통 우편물 처리는 접대 업무의 일환으로, 당신이 취임한 첫날 먼저 우편물을 어디로 보내야 하는지, 누가 우편물을 가져갔는지, 언제 가져갔는지 알아본다. < P > 화장실, 회의, 휴가, 점심을 먹을 때, 당신을 대신해서 프런트에 있는 사람을 찾으면, 당신이 책상으로 돌아올 때 노기등등한 사람이 당신을 기다리고 있는 것을 피할 수 있습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 가족명언)
동료에게 도움이 필요한지 물어보십시오. 도움을 통해 친구를 사귀는 것이지, 항상 적을 만드는 것에 대해 불평하지 마라. (서양속담, 친구속담) < P > 항상 새로운 것을 배우거나 평범한 임무를 수행하게 되어 기쁩니다. 다재다능함은 시간에 따라 축적해야 한다. < P > "나는 이것을 하고 싶지 않다" 고 경고하지 마세요. 아마 네가 마지막 일을 하기 전에 너는 먼저 해고당했을 것이다.
아주 친절한 척하지 마세요. 사람들은 너의 위장을 간파할 것이다. 반대로, 너는 진정으로 흥미가 있고, 예의 바르고, 다른 사람을 존중해야 한다. 만약 당신이 이것을 할 수 없다면-호스트가 되지 마세요. 너는 너의 회사의 명성을 망칠 것이다. 대중의 시선에서 벗어날 수 있는 책상 일자리를 찾다. < P > 발신자나 방문객과 절대 다투지 마세요. 그들을 상사에게 배정해 줬으면 좋겠다.